Knowledge Management Foundations and Solutions

Assalamualaykum warrahmatullah wabarakatuh.

Well, this morning was not so sunny, and I went to the office lately as usual. Taking collage study while working really exhaust the energy, and trust me, it is not easy :) but I thank to Alloh to always give me a strong antibody, alhamdulillah.

So, kali ini aku memutuskan untuk menggunakan bahasa Indonesia untuk menjelaskan KM Foundations and Solutions ini, karena ada beberapa request dari temen karena dia juga tertarik untuk baca topik ini.

Bagi yang bekerja di tengah-tengah perusahaan yang sudah sangat besar dan maju, mungkin sudah khatam dengan hal-hal berbau KM, dan mungkin memiliki perspektif berbeda dengan saya yang mengambil referensi dari buku dan pengalaman pribadi. So, whatever it takes, let's share each other! Don't be hesitate to correct me if I am wrong :)

Disini saya tidak akan membahas apa itu Knowledge, karena itu akan saya ulas di halaman yang lain. Mengingat sebenarnya saya punya 2 PR lain topik tentang KM yang it must be shared previously than this post. But I think, the most important of sharing is about originality. Pengetahuan ini sangat fresh, karena baru semalam diajarkan di perkuliahan. So, keep kalm and enjoy reading!

KNOWLEDGE MANAGEMENT FOUNDATIONS AND SOLUTIONS

OBJECTIVE

Akan ada 2 sasaran utama pada pembahasa ini, yaitu:

1. Mengerti konsep dari KM Foundations

2. Menguji kemantapan KM Solutions

KM sendiri bisa dikatakan sebagai kegiatan menjalankan aktifitas yang terdiri dari:

• Discovering

• Capturing

• Sharing, dan

• Applying

Dengan makna yang lebih jauh, impact dari knowledge terhadap pencapaian organisasi.

What is 'Discovering'?

Discovering adalah proses pembuatan (creation) knowledge yang baru. Jadi knowledge tersebut belum kita miliki sebelumnya.

What is 'Capturing'?

Capturing adalah proses pengambilan kembali knowledge yang sudah ada sebelumnya. Jadi knowledge yang dimaksud sudah kita miliki.

What is 'Sharing'?

Sharing adalah proses penyebaran knowledge yang kita miliki ke orang lain atau pihak eksternal.

What is 'Applying'?

Applying adalah proses penerapan knowledge, baik dari hasil discovering, capturing dan sharing kepada permasalahan yang kita hadapi.

KNOWLEDGE RESOURCE

Terminologi ini tidak hanya merujuk kepada knowledge yang tampak atau saat ini ada, namun juga knowledge yang berpotensi ada di kemudian hari.

TEKNOLOGI TERKAIT DENGAN KM

Ada beberapa contoh teknologi yang terkait dan dapat dijadikan sebagai contoh penerapan KM, yaitu

Business Intelligence (BI)

BI fokus kepada penyediaan informasi dan knowledge yang bernilai kepada seorang penentu kebijakan (decision maker) dengan cara memanfaatkan sumber-sumber data dan struktural/non-struktural informasi melalui pembuatan relasi antara yang mungkin ada di antara data dan informasi tersebut.

Lalu, apa perbedaan KM dan BI?

Ada 3 perspektif dalam membedakan mana KM dan mana BI, yaitu

• Komponen Intelektual (Intelectual Component)

KM secara primary menggunakan knowledge (baik tacit maupun eksplisit), sedangkan secondary-nya menggunakan data dan informasi.

BI secara primary menggunakan data, sedangkan secondary-nya menggunakan informasi dan hanya explicit knowledge. Contoh: Diketahuinya trend masa mendatang tentang pembelian smartphone berdasarkan data penjualan 5 tahun terakhir pada pasar Indonesia.

• Proses (Process)

Seperti yang sudah dijelaskan di awal, KM memiliki 4 proses yang jelas, yaitu Discovering, Capturing, Sharing, dan Applying.

BI memiliki 3 proses , yaitu data access, analysis, dan baru kemudian presentation.

• Komponen Kunci (Key Component)

KM melibatkan mekanisme sosial dan teknologi informasi, sedangkan BI utamanya hanya melibatkan teknologi informasi.

Secara garis besar, KM terdiri dari 2 bagian dan sangat bergantung kepada 2 hal itu, yaitu:

FOUNDATIONS dan SOLUTIONS.

Lalu apa itu FOUNDATIONS?

Adalah aspek-aspek organisasi yang mendukung KM baik di dalam short-term atau long-term. KM Foundations terdiri dari KM Infrastructure, KM Mechanism, dan KM Technologies.

Lalu apa itu SOLUTIONS?

Adalah cara dimana aspek spesifik KM (discovering, capturing, sharing, dan applying) dapat diselesaikan atau diimplementasikan dengan sukses. KM Solutions terdiri dari KM processes, dan KM systems.

_________________________________________________________________________________

** KM FOUNDATIONS **

Berikut ini merupakan contoh dari KM Infrastructure pada KM Foundations, yaitu:

- KM INFRASTUCTURE -

• Organizational Culture

First, Seperti yang telah kita ketahui, bahwa budaya organisasi merupakan norma-norma dan nilai kepercayaan yang dapat mengarahkan perilaku dari anggota organisasi itu sendiri.

Lalu bagaimana bisa budaya organisasi mempengaruhi KM?

Kita tahu bahwa bentuk sebuah organisasi ada 3 tipe, yaitu Functional, Matrix, dan Project. Functional membagi struktur organisasi berdasarkan fungsinya, misalnya: fungsi HR, fungsi Finance, fungsi Marketing, fungsi IT, dll. Project membagi struktur organisasi berdasarkan core project yang dijalankan pada organisasi tersebut, seperti pembagian divisi, dan terdapat divisi IT yang di dalamnya juga terdapat Finance, Marketing, Infrastruktur, dll. Matrix merupakan campuran dari fungsional dan project, sehingga satu orang dalam suatu fungsi tertentu dalam organisasi dapat memiliki tim project dengan orang-orang yang berasal dari fungsi yang lain, atau dengan kata lain matrix memungkinkan satu orang untuk memiliki atasan lebih dari 1 orang.

Selain dari bentuk, organisasi dari segi kewewenangan dibedakan menjadi 2, yaitu centralized (sentralisasi) dan decentralized (desentralisasi). Centralized berarti wewengan untuk mengambil keputusan terpusat kepada satu elemen organisasi saja, misalnya CEO. Sedangkan decentralized berarti wewengan untuk mengambil keputusan sudah terbagi-bagi ke dalam beberapa elemen organisasi, seperti misalnya general manager, manager produksi, manager IT, dll.

Oleh karena itu, knowledge sharing akan lebih optimal dilakukan pada organisasi yang memiliki bentuk decentralized, karena proses sharing terjadi sangat cepat tanpa harus menunggu keputusan dari pusat, dan manager memiliki kewenangan tertentu untuk memberikan pengetahuan kepada bawahannya. Selain itu, akan lebih optimal pula jika dilakukan pada organisasi yang memiliki bentuk Matrix, karena dalam satu tim yang terdiri dari beberapa orang dari fungsi yang berbeda akan memberikan pengetahuan dari berbagai bidang dan luas.

Second, budaya seperti pembentukan komunitas di sebuah organisasi sangat relevan sekali dalam meningkatkan keberagaman dan kekuatan dalam knowledge sharing, karena dalam komunitas tersebut, beberapa orang akan saling berinteraksi dan bertukar pikiran mengenai issue dan teknologi yang sedang berkembang di tengah-tengah masyarakat. Jadi, perusahaan yang menganggap bahwa knowledge merupakan aset yang sangat penting bagi keberlangsungan kehidupan pekerjaan mereka, maka pemimpinnya tidak akan segan-segan dan bahkan memfasilitasi anggota perusahaannya untuk terjun kepada external environment terkait. In my opinion, rather than expect a bad thing about Information Security Policy, it is much better to consider delivering the right person to the right external environment with the right procedure at the right time.

Third, menyediakan struktur spesial dalam organisasi dan mengutus seorang CKO (Chief Knowledge Officer) yang bertanggung jawab terhadap effort terhadap KM secara keseluruhan, dan menyediakan sebuah departemen terpisah yang secara khusus mengeksekusi KM. Secara tradisional, perusahaan besar tentunya memiliki 2 jenis departemen seperti ini, seperti Research and Development (R&D) dan Corporate Library.

• IT Infrastructure

Tidak perlu membutuhkan referensi untuk mengatakan bahwa keberadaan IT dapat mendukung suatu proses di dalam suatu organisasi. Jadi, peran IT-pun harus diperhatikan dalam sebuah KM Infrastructure. IT Infrastructure itu sendiri terdiri dari proses data processing; storage; and communication technology, and systems. Ada satu cara untuk melihat kapabilitas suatu IT Infrastructure, yaitu:

Reach: pengetahuan tentang bagaimana cara mengakses, terhubung dan bagaimana melakukan efisiensi terhadap suatu akses tertentu.

Depth: Seberapa detail informasi yang dapat dikomunikasikan secara efektif melalui sebuah media.

Richness: ini berbicara tentang kekayaan dari medianya. yaitu menyediakan lebih dari satu tanda seperti gaya bahasa, bahasa tubuh, ekspresi wajah, nada bicara, dll. Kemudian, menyediakan feedback secara cepat, personalisasi pesan, dan gunakan bahasa alami untuk menjelaskan tentang seluk beluk sesuatu. Contoh: istilah yang memiliki perbedaan makna saat digunakan pada bidang yang berbeda, seperti istilah erection (maaf) di dalam bidang medis dan teknik sipil. Maka seharusnya digunakanlah istilah yang tepat pada suatu pembahasan yang spesifik.

Aggregation: Kemampuan untuk menyimpan dan memproses informasi yang berasal dari sumber yang berbeda, seperti ERP (Enterprise Resource Planning).

• Common Knowledge

Common Knowledge ini dapat disebut juga sebagai pengalaman komulatif sebuah organisasi dalam memahami kategori dari knowledge mereka dan aktifitas mereka, serta prinsip organisasional yang mendukung komunikasi dan koordinasi. Knowledge itu dapat dioptimalkan dengan cara mengintegrasikan knowledge yang satu dengan yang salain didalam organisasi. Contohnya dengan cara menggabungkan SOP-SOP yang spesifik pada suatu prosedur tertentu ke dalam SOP yang menyeluruh berdasarkan bab apa yang sedang dibahas dalam SOP tersebut.

• Physical Environment

Physical Environment ini meliputi rancangan gedung dari sebuah perusahaan; lokasi, ukuran, dan tipe dari kantor; tipe, nomor, dan sifat dari ruang pertemuan/nature of meeting room. Hal ini harus dipertimbangkan mengingat bahwa semua elemen organisasi ada yang memungkinkan antar anggota organisasinya untuk berkomunikasi baik dengan intensitas yang tinggi atau rendah. Jadi, apakah tepat memiliki gedung di berbagai tempat sedangkan komunikasi harus intens dilakukan, apakah tepat membagi ruangan per-departemen dalam satu gedung di lantai yang berjauhan sedangkan pertemuan langsung sangat harus dilakukan setiap saat, apakah tepat menempatkan ruangan per-departemen ke lantai yang berjauhan dan dengan urutan yang salah, apakah tepat tidak memberikan fasilitas sebuah ruangan santai kepada anggota organisasi sedangkan mereka lebih banyak berdiskusi tentang pekerjaan saat jam santai.

________________________________________________________________________________

- KM MECHANISM -

Mekanisme KM langkah-langkah struktural atau organisasional untuk mem-promote KM di suatu organisasi, dan meliputi:

Short-term Mechanism, contohnya: learning by doing, on-the-job training, learning by observation, dan face-to-face meeting.

Long-term Mechanism, contohnya: meng-hire CKO, proyek kooperatif yang dilakukan oleh lintas departemen, hubungan hirarkikal tradisional, pemberlakuan kebijakan organisasi, pembuatan standard, proses inisiasi atau orientasi bagi karyawan baru, dan rotasi karyawan lintas departemen.

________________________________________________________________________________

- KM Technology -

Contoh-contoh dari teknologi yang mendukung KM, adalah:

Artificial Intelligence (AI),

Web Technology, seperti wiki dan blog

________________________________________________________________________________

** KM SOLUTIONS **

Kujiro Nonaka dan Hirakata Takeuchi (1995), menganggap bahwa pengetahuan merupakan suatu hal yang dinamis dan dapat berubah bentuk antara Tacit dan Explicit. Mereka kemudian mengusulkan suatu model dalam proses penciptaan pengetahuan, yang kemudian memungkinan organisasi untuk mengelola proses tersebut secara efektif. Mereka mengajukan empat langkah penciptaan pengetahuan disebut model SECI atau Socialization, Externalization, Combination, dan Internalization.

SOCIALIZATION

What: Berinteraksi dengan orang lain dengan cara sharing ide tentang pengalaman dalam melakukan suatu hal.

Example: Brain storming, praktek-praktek komunitas, tim pengembangan produk, Software Engineers Experiencing Intelligent.

EXTERNALIZATION

What: Mengkonversi tacit knowledge menjadi tacit knowledge. Disebut juga sebagai proses codification. Dari ilmu yang hanya terdapat pada ingatan kita pribadi saja, kita kodifikasi ke dalam bentuk fisik yang bisa diakses orang lain.

Example: Seorang "expert" membuat guide manual atau dokumen yang menceritakan cara-cara untuk membuat atau menyelesaikan suatu hal yang dia kuasai.

Manfaat dari kodifikasi ini adalah efisiensi dan ekonomi. Efisiensi dilihat dari segi manfaat yang diberikan jika ada orang lain yang dapat melakukan praktik yang ditunjukkan pada guide manual sehingga dia dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat. Jika kita dapat efisien dalam tenaga dan waktu, serta ketepatan dalam melakukan pekerjaan, maka dampak ekonomi selanjutnya akan kita dapat.

COMBINATION

What: Mengkonversi explicit knowledge dari satu bentuk ke bentuk yang lain. Dari hasil externalization sebelumnya, telah didapat explicit knowledge, dan explicit knowledge tersebut pada akhirnya dapat dibentuk ke dalam bentuk yang lain dan masih berupa explicit knowledge.

Example: Dari manual document, dibuatlah kemudian tutorial dengan webpage. Atau juga misalnya dari sebuah buku, akhirnya diambil isinya untuk dibuat blog seperti blog ini.

INTERNALIZATION

What: Mengkonversi explicit knowledge menjadi tacit knowledge. Hal ini bisa disebut juga sebagai proses pembalajaran atau learning.

Example: Dari membaca sebuah buku akan definisi sesuatu yang ditulis oleh orang lain, selanjutnya kita akan menyerap definisi itu dan menjadi pengetahuan pribadi kita. Artinya, setiap orang mungkin memiliki anggapan yang berbeda-beda tentang apa yang telah mereka baca.

CARA-CARA YANG MEMUNGKINKAN DALAM SOCIALIZATION

So, let's try to mentions some enablers of socialization! I expect if you are a professional, you will easily take examples by your own experience in your working environment :)

Ada setidaknya 3 sudut pandang dalam praktek ini, yaitu:

Organizational

Contoh dari segi organisasi bisa sbb:

• pembentukan tim oleh masing-masing anggota perusahaan dengan teman-teman yang mereka anggap partner yang tepat untuk bereksperimen bersama untuk melakukan sharing, atau menceritakan pengalaman mereka. Hal ini bisa dilakukan oleh personal ke grup, atau dari grup ke grup.

• Melakukan formasi sebuah kelompok informal untuk bertemu dan membicarakan hal-hal detail atau teknis. Masing-masing anggota kelompok ini seharusnya tidak memiliki role tertentu. Perusahaan diharapkan dapat memberikan ruang dan fasilitas untuk menciptakan interaksi, seperti misalnya ruangan untuk mengobrol santai yang dilengkapi dengan papan, sticky note, cemilan, musik, dll yang tujuannya untuk membicarakan satu topik tertentu dan tetap dapat memberikan hasil berupa ide, dsb.

• Perusahaan membuat sebuah rotasi pekerjaan (job rotation) yang memungkinkan karyawan dari departemen yang berbeda untuk saling berinteraksi dan mempelajari domain pada departemen yang dituju untuk meningkatkan cohessiveness dari perusahaan. Menurut saya pribadi, job rotation tetap harus mempertimbangkan domain fungsional dari karyawan. Jadi tidak mungkin seorang keuangan dirotasi untuk menangani masalah pembuatan perangkat lunak. Contoh yang bisa dilakukan adalah menukar posisi seorang programmer dengan bahasa pemrograman Dot Net menjadi programmer dengan bahasa pemrograman Java. Atau juga menukar programmer dengan project Invoicing System menjadi programmer dengan project Human Resource Informasi System. Hal ini untuk mengurangi adanya penanganan pekerjaan oleh orang yang tidak expert dibidangnya.

Managerial

Dari segi manajerial, misalnya:

• Sebuah insentif atau reward yang diberikan kepada orang atau sekumpulan orang yang berhasil membawa perubahan bagi perusahaan, seperti kaizen awards.

• Pemberian kebijakan untuk karyawan dalam melakukan hubungan di luar perusahaan (komunitas misalnya) dan observasi, namun memiliki dampak untuk penerapan di dalam perusahaan.

Technological

Dari sisi teknologi, dapat dilakukan berikut ini:

• Memberikan tools, sarana, prasarana untuk melakukan presentasi dan simulasi dari ide-ide kreatif perusahaan.

• video conference untuk workshop lintas negara (jika perusahaan multinasional), dan ruangan percakapan

CARA-CARA YANG MEMUNGKINKAN DALAM EXTERNALIZATION

Organizational

• Menciptakan pemikiran otonom yang mengharuskan karyawan mengekspresikan apa yang mereka pikirkan

Managerial

• Menciptakan kebijakan untuk mengekspresikan ide ke dalam banyak bentuk, seperti misalnya keharusan karyawan untuk melakukan blogging, submit sebuah continous improvement, dan memastikan bahwa hasil dari externalization ini terkumpul menjadi satu repositori, mudah dibaca dan diakses oleh semua orang dalam organisasi. Pada segi manajerial ini yang ditekankan adalah kebijakannya, bukan media fisiknya, karena akan dibahas pada technological selanjutnya.

Technological

• Pembentukan knowledge mutlimedium untuk ide-ide kreatif, seperti Knowledge Engineering.

• Menyediakan wadah atau repositori untuk menyimpan ide-ide kreatif karyawan dan memungkinkan orang banyak dapat dengan mudah mengakses ide-ide kreatif tersebut.

CARA-CARA YANG MEMUNGKINKAN DALAM COMBINATION

Organizational

• Membuat role analis, atau membentuk sebuah departemen yang khusus di dalamnya terdiri dari orang-orang yang dapat mendokumentasikan ide-ide kreatif perusahaan ke dalam banyak bentuk tadi

Managerial

• Menciptakan kebijakan untuk membuat media baru dalam menyimpan pengetahuan. Misalnya kebijakan untuk blogging dan video telling/vlogging.

Technological

• Data warehousing

• Data Mining

CARA-CARA YANG MEMUNGKINKAN DALAM INTERNALIZATION

Organizational

• Membuat acara untuk karyawan mendengarkan sebuah cerita dari orang lain atau pembelajaran tertentu, seperti training, workshop, dll.

• Pembentukan struktur matrix untuk proyek tertentu yang memungkin orang dari berbeda departemen menangani satu proyek tertentu

Managerial

• Memberikan insentif untuk siapa saja yang mau membaca dan mendengarkan atau juga mengikuti training.

• Memberikan beasiswa untuk melanjutkan studi

Technological

• Membaca kembali ide-ide orang lain melalui repositori yang sudah dibuat